Reuniones Efectivas


Las reuniones efectivas son una herramienta para tomar decisiones importantes y dar grandes pasos o un momento donde se pierden interminables horas dando vueltas en círculo. Todo depende de cómo se dirija la reunión y el comportamiento de los participantes. Hoy les traemos algunos consejos básicos y prácticos para que sus reuniones sean herramientas efectivas.

Citar a una reunión con un objetivo principal en mente.

Reunirse solo porque es lunes y toca, no es una razón suficiente. Una reunión debe ser convocada con un objetivo principal en mente. Al finalizar la reunión, todos los asistentes tendrán una clara noción de si fue un momento productivo o no. Esto motivará a la asistencia a las próximas reuniones y al sentimiento de avanzar en un determinado proyecto. 


Prepara una agenda de antemano.

Ideal es que se envié la agenda al convocar la reunión. De no ser posible, incluso hacer una breve lista antes de iniciar será de gran ayuda. Procura que la agenda esté en físico, ya sea en tu computadora, en una nota en el teléfono o en un papel. Es importante tenerla enfrente para no olvidar nada. La agenda cumple con varias funciones. Ayuda a ver qué se incluya todo lo que es necesario discutir y a tener expectativas claras de lo que será la reunión.


Cita a las personas correctas.

Si un tema debe ser discutido entre tres personas, no vale la pena discutirlo con todo el equipo de diez personas. Esto sería una pérdida de tiempo para las otras siete personas. Por el otro lado, sí para discutir cierto tema necesitan que esté presente el técnico en cierto tema, no olviden convocarlo! A las reuniones deben asistir las personas que realmente vayan a traer valor a la reunión y con las que se puedan tomar decisiones concretas. 


Respeta el tiempo.

Sí convocaste a una reunión de una hora, que sea de una hora o menos. Si crees que puede tomar más de una hora, mejor convocar para una reunión de hora y media. Si salen antes es un bonus! Intentar tener una reunión con 10 puntos a discutir en media hora es irrealista. Puedes calcular de 5 -10 minutos por tema para mantener la concentración de todos en cada punto. Todos los participantes deben respetar el tiempo solicitado para la reunión y quien dirige debe procurar que no sea más de lo que se solicitó. Es tan irrespetuoso salir antes de una reunión como alargarla una hora más porque no sé manejó bien el tiempo. 


Ten una lista de “temas por discutir luego”.

En casi todos los equipos está esa persona que suele irse un poco por la tangente o simplemente surgen temas importantes al discutir sobre otro. Para no ignorar estos temas, que pueden ser muy importantes, es ideal tener una lista para anotarlos para próximas reuniones o aconsejar discutirlo con cierta persona o comité con el que será más relevante discutirlo. Si el tema es muy importante, pueden priorizar este tema y mover otro de los temas en agenda para la próxima reunión. De esta manera no se quedan temas sin discutir y todos se sienten escuchados. Además, estos desvíos pueden ser ideas brillantes que no se deben quedar por fuera!


Desconectarse del mundo.

No tiene que irse a una montaña alejada pero poner como regla que todos dejarán sus teléfonos en una canasta en la entrada bastará. Entre más presentes estén sobre lo que sucede en la sala, más efectiva será la reunión. Muchas veces es necesario un espacio para alejarse de sus oficinas y evitar las distracciones de otros colegas. En nuestras salas de reunión pueden tener sus reuniones efectivas. Además tenemos nuestra cafetería en el primer piso por si necesitan recargar. Puede consultar la disponibilidad a nuestro whatsapp (+506 8495-8072) o en nuestra páginaweb.


Prepara de antemano la información que necesita ser discutida.

Hay ciertos temas que son más complejos que otros. Para poder tomar decisiones informadas durante las reuniones efectivas, es necesario que una persona o comisión prepare los puntos importantes para estar listos para tomar la decisión. Dependiendo de la complejidad del tema, se puede enviar la información antes de la reunión y tenerla impresa para la reunión. Quién prepare la información debe procurar ser objetivo, claro y conciso con el material a presentar. 


Promuevan un ambiente inclusivo y de confianza.

Para obtener lo mejor de los participantes, la confianza de que pueden hablar lo que realmente piensan es muy importante. Todas las ideas son válidas de una forma u otra. Y si alguna idea se va un poco por la tangente, siempre está la lista de “temas por discutir luego”.  Puedes ojear nuestro post sobre la importancia de la empatía en los negocios para refrescar al respecto.


Dar seguimiento a las reuniones.

Las decisiones que se tomen durante la reunión deben ser seguidas por los participantes. Al fin y al cabo, fue el tiempo de todos el que se invirtió en esas decisiones. Procura que una de las personas anote las decisiones que se tomaron y los puntos importantes que se discutieron. Estos detalles deben circular entre los asistentes luego de la reunión para que todos queden en la misma página al finalizar. Todo esto es importante para la continuidad y avance de los proyectos.

Y un bonus en el post! Estas son algunas duraciones recomendadas de acuerdo al tipo de reunión (FUENTE).

  • Reunión de equipo: 15-30 min

  • Reuniones para tomar decisiones: un par de horas hasta un día completo de acuerdo a la decisión por tomar.

  • Reunión de Lluvia de Ideas: 40-60 min.

  • Reunión de Revisión de un Proyecto en proceso: 30 min semanal.

  • Reuniones uno-a-uno: 30-60 min

  • Reuniones de Estrategia: 60-90 min.


-Marta Orias

Co-Fundador Creasala Coworking

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